Bir istemci: bir Public Folder içeriğini açmak istediği zaman, mutlaka Public Folder Replica ‘sını içeren sunucuya erişmesi gerekir. Public Folder Replica yapısı; Local Active Directory Site, uzak Active Directory Site veya Exchange Server 2003 ile çalışan bir bilgisayar üzerinde bulunabilir.

En yüksek performansı elde etmek için:

1. Public Folder; kullanıcı hesapları varsayılan public folder veri tabanında bulunuyorsa, istemci public folder içeriği için direkt bu veri tabanı ile ilişkiye geçer. Varsayılan public folder veri tabanı, mailbox veri tabanının Properties iletişim kutusu Client Setting sekmesinde tanımlanır.
2. Eğer Public Folder, kullanıcı hesaplarının varsayılan public folder veri tabanında bulunmuyorsa, public folder veri tabanı için Exchange Server 2007 ile çalışan bilgisayarın üzerindeki local Active Directory Site ‘sine yönlenir.
3. Local Active Directory Site üzerinde çalışan bir Exchange Server 2007 bilgisayarı üzerinde Public Folder içeriğinin bir kopyası yoksa, o zaman direkt olarak en yakın Public Fodler içeriğine sahip, Active Directory Site ‘sine yönlenir.
4. Public Folder içeriğine sahip bir Exchange Server 2007 bilgisayarın yoksa istemci; bu kopyanın bulunduğu Exchange Server 2000 veya Exchange Server 2003 bilgisayarına yönlenir.
5. Local Active Directory Site üzerinde Public Folder Replica bulunmuyorsa, uzaktaki Active Directory Site ‘sine yönlenir.